El Problema: Decisión Con Consecuencias
Una empresa de distribución gastó $200.000 en software que casi nadie usa.
Contrataron un desarrollador freelancer. Él armó "lo que creía que necesitaban."
6 meses después: Software que nadie pedía, con features que nadie usa, que no habla con otros sistemas.
Resultado: De nuevo a Excel.
$200K perdidos.
Otra empresa: Vio un SaaS popular, lo compró sin preguntar qué hacía. Le faltaban features críticas. Lo dejaron.
$10K de suscripción al tacho en 6 meses.
La realidad: 60% de empresas elige mal. Después de implementar, descubre que era la opción incorrecta.
Esto se evita si entiendes las opciones antes de decidir.
Las 3 Opciones
Opción 1: BUILD (Software A Medida)
Qué es: Contratas desarrolladores (internos o agencia). Ellos construyen exactamente lo que necesitás.
Costo:
- Proyecto pequeño (3-6 meses): $50-80K
- Proyecto mediano (6-12 meses): $80-150K
- Proyecto grande (12+ meses): $150-300K+
Tiempo:
- Pequeño: 3-6 meses
- Mediano: 6-12 meses
- Grande: 12-24 meses
Ventajas:
- ✅ Personalizado al 100%. Exactamente como lo querés.
- ✅ Tuyo. No depende de terceros. Sos dueño del código.
- ✅ Procesos únicos se automatizan bien (si tienen requisitos raros).
- ✅ Sin cuota mensual de más (después de pagar desarrollo).
Desventajas:
- ❌ Tiempo inicial largo.
- ❌ Si el dev se va, quedás con código que tal vez solo él entiende.
- ❌ Caro (inversión inicial alta).
- ❌ Menos seguro (desarrollo custom = más vulnerabilidades).
- ❌ Escalabilidad: depende de cómo lo armó el dev.
- ❌ Mantenimiento: vos pagas siempre (bugs, updates, mejoras).
Mejor para:
- Procesos muy específicos que SaaS no cubre
- Empresas grandes (>100 empleados) con presupuesto
- Cuando escalabilidad es crítica
- Cuando datos son tan sensibles que no confían en terceros
Peor para:
- Startups (caro, lento, riesgo)
- Procesos estándar (SaaS ya lo hace)
- Si necesitás algo mañana
Opción 2: BUY (SaaS - Software Como Servicio)
Qué es: Pagas suscripción mensual/anual a una plataforma. Ya existe, vos solo configurás.
Costo:
- Startup/pequeño: $200-500/mes
- PyME: $500-2000/mes
- Empresa: $2000-10000/mes
Tiempo:
- Setup: 2-4 semanas
- Training: 1-2 semanas
- Producción: Inmediato
Ventajas:
- ✅ Rápido. Empezás mañana.
- ✅ Soporte profesional 24/7 (si es de calidad).
- ✅ Actualizaciones automáticas (ya está todo patched).
- ✅ Escalabilidad automática (infraestructura del SaaS).
- ✅ Costo predecible (sabes cuánto pagas).
- ✅ Menos riesgo (company con experiencia lo mantiene).
Desventajas:
- ❌ Le falta feature crítica = problema.
- ❌ No es tuyo. Si el SaaS cierra, pierdes acceso.
- ❌ Cambiar de SaaS es doloroso (migración de datos).
- ❌ Cuota mensual = costo variable.
- ❌ Menos personalización (haces lo que el SaaS permite).
- ❌ Performance: depende del SaaS (a veces lento).
Mejor para:
- Procesos estándar (CRM, facturación, email marketing)
- Empresas pequeñas/medianas (menos presupuesto)
- Cuando necesitás en 2 semanas
- Growth rápido (SaaS escala con vos)
Peor para:
- Procesos muy únicos
- Si el SaaS no tiene feature que necesitás
- Datos ultra-sensibles
- Si presupuesto mensual mata cash flow
Opción 3: HYBRID (Mix De Build + Buy)
Qué es: SaaS para lo estándar + software custom para lo que no cubre.
Ejemplo Real:
- Zoho CRM para gestión de clientes (SaaS)
- Software custom que integra CRM con sistema de logística específico de la empresa (Build)
Costo:
- SaaS: $500-2000/mes
- Software custom integrador: $20-50K
- Mantenimiento: $1-2K/mes
Ventajas:
- ✅ Mejor de ambos mundos.
- ✅ SaaS para lo que ya existe (rápido, barato).
- ✅ Custom donde realmente diferencia.
- ✅ Menos custom = menos mantenimiento.
- ✅ Escalable (SaaS escala automático).
Desventajas:
- ❌ Complejo de mantener.
- ❌ Si SaaS cambia, integración se rompe.
- ❌ Dev time = más caro que SaaS solo.
- ❌ Requiere buen equipo tech para manejar.
Mejor para:
- Empresas medianas con algunos procesos únicos
- Cuando "casi" te sirve un SaaS pero le falta algo
- Cuando quieres rápido pero también personalizado
Tabla Comparativa Rápida
| Criterio | BUILD | BUY | HYBRID | |----------|-------|-----|--------| | Costo Inicial | Alto ($50-150K) | Bajo ($1-5K setup) | Medio ($20-50K) | | Costo Anual | $10-30K (mantenimiento) | $5-50K (suscripciones) | $15-40K | | Velocidad | 3-12 meses | 2-4 semanas | 1-3 meses | | Personalización | 100% | 20-40% | 80% | | Escalabilidad | Depende dev | Automática | Buena | | Riesgo | Alto | Bajo | Medio | | Mantenimiento | Alto | Bajo | Medio | | Flexibilidad | Total | Limitada | Buena |
Cómo Elegir: Las Preguntas Que Importan
Pregunta 1: ¿Es Tu Proceso Estándar O Único?
Si es estándar (CRM, facturación, RRHH): BUY (SaaS)
Porque 100 empresas necesitan exactamente lo que vos necesitás. Alguien ya lo construyó.
Si es único (tu logística es diferente, tu producción es rara): BUILD o HYBRID
Porque un SaaS no va a cubrir.
Pregunta 2: ¿Cuál Es Tu Presupuesto?
< $10K: BUY (SaaS)
No te alcanza para desarrollar nada sólido.
$10-50K: HYBRID
Compra SaaS + un desarrollador para integraciones específicas.
> $50K: BUILD
Ya con eso haces software serio de mediano tamaño.
Pregunta 3: ¿Cuán Urgente Es?
Necesito en 2 semanas: BUY (SaaS)
Necesito en 2 meses: HYBRID (SaaS + algunas customizaciones)
Puedo esperar 6+ meses: BUILD (si es realmente necesario)
Pregunta 4: ¿Es Crítico Para Mi Negocio?
No (herramienta de conveniencia): BUY
Si se cae, es incómodo pero no catastrófico.
Sí (corazón del negocio): BUILD
No puedes depender de terceros. Necesitás control total.
El Proceso De Selección (Si Eliges BUY)
Paso 1: Define Requisitos
Escribe qué necesitas:
- "Gestionar 500 clientes"
- "Registrar 1000 transacciones/mes"
- "Integrar con WhatsApp"
- "Reportes en tiempo real"
Paso 2: Market Research
Google "CRM para [tu industria]". Mirá:
- G2.com: Reviews reales
- Capterra: Opiniones
- AlternativeTo.net: Comparativas
Paso 3: Lista Corta (3-5 Opciones)
No compares 50. Tres opciones, punto.
Paso 4: Pide Demo
Hablá con el vendor. Pregunta:
- ¿Puedo hacer X?" (si dice no, next)
- ¿Cuánto cuesta escalar a 1000 usuarios?" (presupuesto futuro)
- ¿Cuál es el SLA de soporte?" (si se cae, cuánto tarda repuesta)
- ¿Mi data está segura?" (dónde la guardan, es encriptada?)
Paso 5: Prueba Gratis
80% de SaaS ofrece trial. Úsalo 2 semanas real.
No solo mirá interfaces. Entra datos, haz flujos, ve si es dolor.
Paso 6: Lee Contrato
Busca:
- "Lock-in period" (cuánto tenés que pagar mínimo)
- "Data export" (si dejas, ¿te dan tus datos?)
- "Pricing increase" (puede subir cuánto y cuándo)
- "SLA" (qué pasa si se cae)
Red Flags: Señales De Que Eligiste Mal
Red Flag 1: "El SaaS No Tiene Feature X"
Y feature X es necesaria.
Solución: HYBRID (custom integración) o buscar otro SaaS. No fuerces.
Red Flag 2: "Para Customizar Esto, Necesitamos Otro Contratista"
Algunos SaaS te dejan customizar. Otros solo vía partner. Si es vía partner, costo explota.
Red Flag 3: "No Puedo Sacar Mis Datos"
Si el SaaS no da opción de exportar, it's a trap.
Contrato largo y estar atrapado es peor negocio que pagar más a otro lugar.
Red Flag 4: Soporte Malo
Mandá email de prueba. ¿Responden en <24h?
Si no, y usás SaaS crítico, es riesgo.
Red Flag 5: "Performance Es Lento"
Haz prueba: 1000 registros en DB. ¿Carga rápido?
Si es lento en trial, será lento en producción.
Caso Real: Elige Mal, Duele
Empresa De Distribución (CABA)
Situación: Necesitaba software de logística.
Eligió: SaaS popular, "el mejor rated en G2."
Problema: Tenía feature "ruta optimizada" pero no funcionaba con su geografía (CABA + conurbano, puntos de depósito raros).
Resultó: Rutas suboptimizadas = combustible desperdiciado.
Tardó 6 meses en descubrirlo. Ya había pagado $20K de suscripción.
La salida: Contrató dev custom. Integración que optimiza rutas de verdad: $15K.
Total: $35K cuando podría haber sido: BUILD desde el inicio ($40K en 4 meses) o encontrar SaaS con mejor soporte gráfico ($1K/mes más pero con feature real).
Lección: No asumas que el SaaS "top-rated" resuelve tu problema específico. Testing > Reviews.
Implementación: ¿Cómo No Morir En El Intento?
Si Eligiste BUY (SaaS)
Semana 1-2: Setup mínimo + entrenamiento básico
No configures todo. Setup solo lo crítico.
Semana 3-4: Piloto con equipo pequeño
10-20 usuarios. Identificar pain points.
Semana 5-6: Full roll-out
Todos los usuarios, todos los datos.
Mes 2+: Optimizar, agregar features avanzadas
Si Eligiste BUILD (Custom)
Mes 1-2: Discovery + architecture
¿Qué necesitás exactamente? ¿Dónde van los datos?
Mes 3-6: MVP (Mínimo Viable Product)
Versión 1 con features críticas. No todo.
Mes 6+: Iteración
Feedback, agregar features, mejorar.
Si Eligiste HYBRID
Mes 1: SaaS implementado
Las 80% del trabajo que SaaS cubre.
Mes 2-3: Custom integración
Conectar SaaS con tu sistema único.
Mes 4+: Testing + ajustes
Los Costos Ocultos (Lo Que Nadie Te Dice)
Costohidde 1: Migración De Datos
De sistema viejo a nuevo.
Si ignorás esto: Datos corruptos, duplicados, inconsistencias.
Costo: 50-200 horas (SaaS) a 500+ horas (BUILD).
Costo Hidden 2: Entrenamientos
No todos entienden el software a la primera.
Costo: 2-4 horas por empleado. 20 empleados = 40-80 horas.
Costo Hidden 3: Integración
Si el software nuevo tiene que hablar con el viejo.
Costo: 20-100 horas (SaaS integración) a 500+ horas (custom).
Costo Hidden 4: Downtime
Si cambias sistema = hay un período donde está todo roto.
Pérdida: horas de productividad.
Costo: Difícil calcular, pero considera.
Costo Hidden 5: Consultoría Post-Implementación
"¿Cómo hago X?" (soporte que va más allá del SaaS)
Costo: $2-5K en primeras 3 meses.
Preguntas Que Siempre Salen
¿Puedo cambiar de SaaS después?
Sí. Pero duele. Migración de datos, re-entrenamiento, todo de vuelta. Tarda 2-3 meses. Cuesta $10-30K.
¿Qué pasa si el SaaS cierra?
Busca cláusula de "data export" en contrato. Deberían darte acceso a tus datos.
¿Software custom requiere empleado tech full-time?
Idealmente sí. Un dev junior que lo mantenga. $40-60K/año.
Si no, contratás agencia (3-5K/mes para mantención).
¿SaaS + custom es más caro?
A veces. Pero es mejor que 100% custom lento o 100% SaaS que no funciona.
¿Cuál es el favorito en Argentina?
Por rubros:
- RRHH: BambooHR, Factorial
- Facturación: Factura.com, Zoho Books
- CRM: Pipedrive, HubSpot
- E-commerce: Shopify, WooCommerce
- Logística: Shipit, Katena
- ERP: Odoo, SAP (si es grande)
Siguiente Paso: Diagnostica Tu Necesidad
Pregúntate:
- ¿Mi proceso es estándar o único?
- ¿Cuánto puedo gastar?
- ¿Qué pasa si elijo mal? (¿Cuál es el costo?)
- ¿Cuándo necesito que funcione?
De ahí, elige: BUILD, BUY o HYBRID.
No hay respuesta correcta universal. Hay respuesta correcta para vos.
Nosotros asesoramos empresas argentinas en esto. Diagnóstico, evaluación de opciones, implementación.
Porque elegir bien es la diferencia entre $200K perdidos y $200K que generan valor.
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Última actualización: Diciembre 2024 Tiempo de lectura: 10 minutos Dificultad: Intermedia
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